|
Построение номенклатуры дел может быть по трем схемам, куда входят - структурная, производственно-отраслевая и функциональная. Номенклатура дел, построенная на структурной схеме, имеет названия разделов (подразделов), соответствующих утвержденной структуре самой организации и индексы в структурных подразделениях совпадают с разделами в номенклатуре дел. Когда организация не имеет деления на структуру, то номенклатура дел выстраивается по схемам производственно-отраслевым или функциональным. Названия разделов совпадают с условными обозначениями в управленческих функциях.
Индекс, соответствующий структурному подразделению состоит из нескольких цифр, иногда разделенных значком - /. Это делается в том случае, когда в одном структурном подразделение находится несколько структурных подразделений. К примеру, 02 – индекс относящийся к Управлению персоналом, в структуре которого находится отделы: 1 - отдел по кадрам, 2- отдел по труду и заработной плате, в соответствии с чем, индексы будут выглядеть 02/3 и 02/5. Аналогичная индексация может быть проведена в управленческих функциях и производственно-отраслевых ведомствах.
«Индекс дела» – первая графа, где индексы присваивают делам, расположенным в номенклатуре в порядке установленных заголовков. В индексе дела содержится принятое обозначение данного раздела (определенный индекс в структурном подразделении или определенной управленческой функции), сам номер дела (порядковый). Номенклатура дел сохраняет одинаковые индексы в однородных делах в разных структурных подразделениях.
«Заголовок дела» – вторая графа, где каждое дело имеет присвоенный заголовок. Распологаться заголовки дел в номенклатуре должны в определенной последовательности. Принято первым располагать заголовок дела, имеющего саму номенклатуру, что обеспечит быстрый процесс нахождения нужной информации. Составляя заголовки дел, используют непосредственно определения документов, содержащихся в деле.
В конце располагаются названия с имеющимися справочными картотеками и регистрационными журналами и на картотечных ящиках и журналах наносят номера соответствующие номенклатуре.
«Количество единиц хранения» – третья графа, где дело является основной учетной единицей, используемой в делопроизводстве. В конце года в этой графе заносятся номенклатуры образованных дел (тома и части). В одном деле допустимо не более двести пятьдесят листов (толщина дела - до четырех сантиметров).
«Срои хранения дел и номера статей согласно перечню» - четвертая графа, на основании которой в дальнейшем будут отбираться документы для их последующего хранения ли уничтожения.
«Примечания» – пятая графа, содержащая отметки, выполняемые на протяжении всего срока действия данной номенклатуры. Где отмечаются - незаведенные резервные номера, выделение дел к уничтожению (когда истек срок хранения), передача дел в другую организацию.
Делопроизводственный год, подошедший к концу, требует в конце номенклатуры дел выполнять запись с итоговым количеством заведенных дел (отдельно хранения постоянного и временного). Эти сведения, обязательно сообщаются в архивное учреждение, когда документы сдают в архив (ведомственный или государственный) или в архив у себя в организации. То, что в архив переданы сведения, в номенклатуре делается отметка, где указывается должность сотрудника архива и делается подпись.
При возникновении сложностей во время составления номенклатуры дел и формирования, нужно обратиться за помощью к специалистам в компанию, которая оказывает архивные услуги.
Источник материала http://www.pro-nomenklaturu.ru/
|