|
Все предприятия, где ведется документооборот, должны правильно подготавливать документы для последующей передачи в архивные учреждения на хранение.
Подготовка предусматривает ряд определенных процессов, в ходе которых определяются все временные периоды на хранение бумаг: постоянные, до десяти лет и свыше этого срока.
Еще одним моментом проведения подготовки документов к хранению является проведение переплетных работ, которые предполагают не только презентабельное оформление дел, но и упрощенную работу с документацией, освобождение третей части места на полках, обеспечение быстрого поиска необходимого документа в папках.
Какие виды переплета встречаются? Переплет бывает нескольких видов. Один вариант подразумевает проведение переплетных работ архивным методом, то есть проводиться четыре прокола в блоке документов и они скрепляются между собой нитью, то есть бумаги прошиваются. Обложка изготавливается из картона и коленкора.
Другим вариантом является твердый переплет бумаг. Здесь используются различные материалы, исходя из пожелания клиента. Это может быть любая ткань, вплоть до кожи, которой покрывается обложка. Данный вид переплета проводиться чаще всего для скрепления книг. На предприятии его возможно использовать для подготовки бумаг к постоянному хранению.
Еще один вид переплета, это термопереплет. Он используется для скрепления любых документов, которые передаются в архив на временное хранение.
Для ежедневного использования бумаг, используют обычно один из разновидностей мягкого переплета. Им возможно скрепить инструкции предприятия, расписания, презентации и прочие документы.
Не стоит забывать, что проведение переплетных работ предусматривает так же и выбор цвета не только обложки, но и корешка дела. Если правильно подойти к данному вопросу, то возможно провести цветовое группирование дел на полках в отдельных структурных подразделениях, с учетом не только сведений, которые хранятся в папке, но и по временному периоду хранения документации. К примеру, в все обложки дел отдела кадров будут бежевые, а корешки дел будут различных цветов, в зависимости от содержания дела; в отделе бухгалтерии обложки голубые, в юридическом – зеленые. А по корешкам, можно определить, в какой папке содержаться определенные документы. Это значительно упростит работу по ведению документации, а так же позволит исключить потерю бумаг в отделах.
Кто проводит переплетные работы? Все работы по переплету документации проводят специалисты – переплетчики, которые занимаются оформлением дел. Помимо проведения скрепительных работ, возможно оказание помощи в подготовки дел к передачи в архивы и на уничтожение. При обращении в архивные компании предоставляется целый ряд различных услуг, в которые входят: составление номенклатур, определение временных периодов, отведенных на хранение документации, составление описи, выписывание исторической справки, реставрационные работы и прочее.
По материалам сайта www.pro-pereplety.ru
|